1 Область применения
В настоящем документе установлены порядок сертификации всех типов систем менеджмента, указанных в области аккредитации органа по сертификации систем менеджмента ЧП «TOTAL QUALITY SERVICE» .
Документ разработан с учетом требований O’z DSt ISO/IEC 17021-1, Положением о порядке сертификации систем менеджмента по ПКМ № 502, а также рекомендаций IAF в области сертификации систем менеджмента.
Настоящий документ предназначен для использования аудиторами и техническими экспертами ОС СМ при проведении сертификационных, периодических (надзорных, периодических) оценок, ресертификационных (повторных) аудитов и аудитов с целью расширения области сертификации систем менеджмента.
2 Нормативные ссылки
В настоящем документе использованы ссылки на следующие нормативные документы:
Положение о порядке сертификации систем менеджмента по Постановлению Кабинета Министров от 14.08.2021 г. № 502
O’z DSt ISO/IEC 17021-1:2019 (ISO/IEC17021-1:2015, IDT) Оценка соответствия. Требования к органам, осуществляющим аудит и сертификацию систем менеджмента. Часть 1. Требования
O’z DSt ISO/IEC 17021-3:2020 (ISO/IEC17021-3:2017, IDT) Оценка соответствия. Требования к органам, обеспечивающим проведение аудита и сертификации систем менеджмента. Часть 3. Требования к компетентности персонала для проведения аудита и сертификации систем менеджмента качества
O’z DSt ISO 9000:2016 (ISO 9000:2015, IDT) Система менеджмента качества. Основные положения и словарь
O’z DSt ISO 17000:2021(ISO/IEC 17000:2020, IDT) Оценка соответствия. Словарь и общие принципы.
O’z DSt ISO 9001:2015 (ISO/IEC 9001:2015, IDT) Системы менеджмента качества. Требования
IAF MD 1:2023 Обязательный документ IAF для аудита и сертификации системы менеджмента организации с несколькими площадками
IAF MD 2:2023 Обязательный документ IAF для передачи аккредитованной сертификации систем менеджмента
IAF MD 4:2023 Обязательный документ для использования информационных и коммуникационных технологий в целях аудита/оценки
IAF MD 5:2023 Определение продолжительности аудита системы менеджмента качества, системы экологического менеджмента, и системы менеджмента охраны здоровья и безопасности труда
IAF ID 12:2023 Принципы дистанционной оценки
3 Термины и определения
3.1 В настоящем документе используются термины и определения, данные в O’z DSt ISO 9000, O’z DSt ISO/IEC 17000, O’z DSt ISO/IEC 17021-1 а также следующие:
Цикл аккредитации — срок действия аккредитации начиная с даты регистрации аккредитованного субъекта в реестре национальной системы аккредитации.
Периодическая оценка — процедура повторной оценки деятельности аккредитованного субъекта в цикле аккредитации на соответствие требованиям, установленным в период аккредитации.
Сертификация систем менеджмента — деятельность по оценке соответствия систем менеджмента требованиям, установленным международными стандартами, на основе схемы сертификации.
Сертификат соответствия — документ, выданный в соответствии с правилами системы сертификации в целях подтверждения соответствия сертифицированных систем менеджмента установленным требованиям.
Информационные и коммуникационные технологии — использование технологий для сбора, хранения, поиска, обработки, анализа и передачи информации.
Удаленная (дистанционная) оценка — оценка физического или виртуального места осуществления деятельности заявителя с использованием электронных средств.
Передача сертификации — признание существующей и действительной сертификации системы менеджмента, предоставленной одним аккредитованным органом сертификации (далее именуемым «органом, выдающим сертификацию»), другим аккредитованным органом сертификации (далее именуемым «органом, принимающим сертификацию») с целью выдачи собственной сертификации.
3.2 Принятые сокращения
ОС СМ – орган по сертификации систем менеджмента
СМК- система менеджмента качества
ИКТ – информационные и коммуникационные технологии
4 Процесс
4.1 Этапы и порядок проведения сертификации
Порядок проведения сертификации систем менеджмента изложен в «Положении о порядке сертификации систем менеджмента» Постановления Кабинета Министров № 502 и разделе 9 O’z DSt ISO/IEC 17021-1.
Основные этапы сертификации включают:
а) подачу заявки на сертификацию через информационную систему в соответствии с требованиями, установленными для конкретной системы менеджмента;
б) рассмотрение и принятие решения по заявке на сертификацию;
в) заключение договора на сертификацию;
ж) формирование аудиторской группы, обладающей достаточными полномочиями для проведения сертификации;
г) проведение аудита систем менеджмента на установленных этапах и составление отчета по его результатам;
д) принятие решения о выдаче или об отказе в выдаче сертификата соответствия;
к) регистрацию сертификата соответствия в информационной системе.
4.1.1 Подача заявки
Заявитель направляет заявку на проведение сертификации через информационную систему и прилагает следующие сведения:
а) запрашиваемую область сертификации, на которую распространяется система(ы) менеджмента (область сертификации);
б) ссылку на нормативный(ые) документ(ы) в области технического регулирования по оценке соответствия системы(й) менеджмента;
в) описание деятельности заявителя;
г) постоянное и/или временное место нахождения заявителя, на которое предполагается распространить сертификацию, а также полное наименование, адрес места нахождения и описание осуществляемой деятельности;
д) описание деятельности (процессов), осуществляемой заявителем на основании договора;
е) подробности процессов, связанных с деятельностью заявителя и соответствующими человеческими и техническими ресурсами;
ж) информацию о привлечении консультационных услуг, связанных с внедрением системы менеджмента (если таковые имеются);
з) информацию о предыдущей сертификации (если она проводилась).
Заявитель может предоставить дополнительную информацию и/или документы по своему усмотрению.
Заявитель несет ответственность за достоверность и достоверность сведений, предоставленных в заявке на сертификацию и прилагаемых к ней документах.
Контакт предприятия с ОС СМ может быть осуществлен письменно, по телефону, с использованием других ИКТ, или лично. Сотрудники ОС СМ могут прибыть на предприятие для проведения двух-трех часовой информационной беседы. ОС предоставляет заявителям информацию о своей области аккредитации, процедуре сертификации, форме заявки, официальном адресе. При установлении контакта с потенциальным заявителем устанавливается контактное лицо, адрес организации, телефон, производимая продукция, определяются другие данные, необходимые для дальнейшей процедуры сертификации.
4.1.2 Рассмотрение и принятие решения по заявке на сертификацию и заключение договора на сертифкацию
Рассмотрение и принятие решения по заявке на сертификацию проводится согласно ПСК-05, раздел 4.
В случае принятия заявки в течение 3 рабочих дней между ОС СМ и заявителем заключается договор о сертификации. Порядок заключения договора отражен в разделе 5 ПСК-05.
4.1.3 Программа аудита
4.1.3.1 ОССМ сертифицирует системы менеджмента на основании программы аудита, в которой отражаются мероприятия, осуществляемые ОС СМ в течение срока действия сертификата соответствия.
Программа аудита разрабатывается на трехлетний цикл сертификации и включает в себя двухступенчатый первичный аудит, периодические аудиты в первый и второй годы действия сертификации, а также ресертификационный аудит на третий год до истечения срока действия сертификации. Первый трехлетний сертификационный цикл начинается с момента принятия решения о сертификации. Последующие циклы начинаются с принятием решения о ресертификации.
При составлении программы для организаций, имеющих несколько производственных площадок ОС СМ, рассматривает выборку, чтобы установить необходимость корректировки размера выборки до аудита производственных площадок с целью поддержания сертификации (IAF MD 1).
4.1.3.2 Программа аудита, разработанная в отношении всего цикла сертификации, охватывает все требования, предъявляемые к системе менеджмента. При разработке или пересмотре программы аудита, а также при определении области аудиторской проверки и при разработке плана аудита ОС СМ рассматриваются:
— жалобы в отношении заказчика, полученные органом по сертификации;
— комбинированный, комплексный или совместный аудит;
— изменения в сертификационных требованиях;
— изменения в законодательных требованиях;
— изменения в аккредитационных требованиях;
— данные о деятельности организации (например, уровень дефектности, данные об основных производственных показателях);
— опасения заинтересованных сторон.
В дополнение программа аудита должна включать, по меньшей мере, следующее:
- · процессы/мероприятия, осуществляемые на каждой площадке;
- идентификация площадок, подлежащих и неподлежащих отбору, а также
- идентификация площадок, охваченных и неохваченных выборкой (IAF MD 1).
4.1.3.3 При определении программы аудита и внесении в нее каких-либо поправок учитываются размеры организации-заказчика, область применения и сложность ее системы менеджмента, продукции и процессов, а также продемонстрированный уровень результативности системы менеджмента и результаты предыдущих аудитов, сезонность и сменность проведения работ и другие аспекты. В программе отражается обоснование использования выборки по нескольким площадкам.
4.1.3.4 Если орган по сертификации учитывает уже проведенный у заказчика сертификационный аудит или аудиты, выполненные другим органом по сертификации, он должен собрать и сохранять достаточные свидетельства, такие как отчеты и документы по корректирующим действиям в отношении любого несоответствия. Эта документация должна подтверждать выполнение требований настоящего стандарта. Орган по сертификации на основе полученной информации должен обосновывать и регистрировать любые корректировки в имеющуюся программу аудита и предпринимать корректирующие действия в отношении ранее выявленных несоответствий.
Форма программы аудита установлена в ПСК-02-В.
4.1.4 Определение трудоемкости аудита
Основанием для планирования проверки системы менеджмента и расчета времени аудита являются:
- уровень сложности систем менеджмента, которые должны быть охвачены в процессе аудита ОССМ;
- результаты деятельности заявителя (например, показатели эффективности (KPI), жалобы и т.п.);
- количество мест, процессов, человеческих и технических ресурсов, на которые распространяется сертификация;
- критерии, принятые и общепризнанные международными организациями в области сертификации систем менеджмента для оценки системы менеджмента;
- особые требования, предусмотренные законодательством.
Порядок определения трудоемкости аудитов систем менеджмента установлен в ПСК-05, разработанной на основе IAF MD 5.
4.1.5 Выборочные проверки производственных площадок
Если в ходе аудита выборочно проверяются производственные площадки, находящиеся в различных местах, и на которых осуществляется аналогичная деятельность, охватываемая системой менеджмента заказчика, ОС СМ разрабатывает программу выборочного контроля, чтобы обеспечить надлежащее проведение аудита системы менеджмента. Обоснование плана проведения выборки для каждого заказчика документируется. Выборка площадок осуществляется согласно IAF MD 1.
4.1.6 Стандарты на комплексные системы менеджмента
ОС СМ не проводит сертификацию интегрированных СМ.
4.2 Планирование аудитов
4.2.1 Определение целей, области и критериев аудита
4.2.1.1 Для установления целей, области и критериев аудита ОС СМ использует информацию, полученную из сведений и документации заказчика, по перечню согласно п.4.1.1 данного документа. Уточнение области и критериев аудита обсуждаются с заказчиком.
4.2.1.2 Цели аудита отражаются в плане аудита, предоставляемым аудиторам.
4.2.1.3 План аудита, указывающий объем и границы аудита, (например производственные площадки согласно IAF MD 1, организационные подразделения, виды деятельности и процессы, подлежащие проверке), составляется по форме согласно приложения ПСК-02-F. Когда первоначальная сертификация или ресертификация включает в себя несколько аудитов (например, на различных объектах), область отдельного аудита может не охватывать всей области сертификации, однако все аудиты вместе взятые должны соответствовать области, определенной в сертификационном документе.
ОС СМ необходимо сделать оптимальный выбор дня, времени и сезона для проведения аудита, так, чтобы аудиторская команда имела возможность выполнять проверку организации на представительном количестве производственных линий, видов продукции, охватываемых областью аудита.
При планировании использования ИКТ в целях аудита в плане аудита указывается, как и в какой степени они будут использованы для обеспечения эффективности и результативности аудита и сохранения его целостности (IAF MD 4).
Руководствуясь IAF MD 12 ОС СМ может в своей деятельности использовать удаленную (дистанционную) оценку. Дистанционный аудит является способом проведения аудита при отсутствии возможностей провести выездную проверку. Основным отраслевым документом, регламентирующим проведение аудитов систем менеджмента в удаленном режиме с использованием ИКТ, является IAF MD 4. Дистанционные методы проведения аудита могут покрывать как весь объем аудита, так и решать задачи аудита лишь частично.
4.2.1.4. Критерии аудита используются в качестве ссылки и включают в себя:
— требования, установленные нормативными документами на системы менеджмента;
— разработанные клиентом процессы и документацию системы менеджмента.
4.2.2 Отбор членов аудиторской группы и закрепление за ними соответствующих обязанностей
4.2.2.1 Общие положения
Состав группы аудиторов, условия и место проведения сертификации определяются ОССМ по согласованию с заявителем. На основании юридически обязывающего договора на проведение сертифкации, заключенного с заявителем, ОС СМ обеспечивает участие наблюдателей, оценщиков органа по аккредитации и других участников процесса проверки в составе аудиторской группы в необходимых случаях.
4.2.2.1.1 В течение 5 дней после первоначальной оплаты стоимости работ по сертификации, но не позднее 10 дней после заключения договора ОС СМ формирует группу аудиторов для проведения сертификации. Отбор и назначение членов аудиторской группы, включая ее руководителя, осуществляется с учетом компетентности, необходимой для достижения целей аудита. Уровень компетенции, необходимый для формирования аудиторской группы и принятия решения о сертификации, определяется на этапе анализа заявки.
Если для проведения аудита достаточно одного человека, назначается аудитор, обладающий компетентностью, необходимой для выполнения обязанностей руководителя аудиторской группы применительно к данному аудиту (коду IAF/NACE). Члены аудиторской группы назначаются таким образом, чтобы обеспечить суммарную компетентность.
Компетенция членов группы по аудиту обеспечивается с учетом наличия в плане аудита нескольких производственных площадок, как того требует IAF MD 1. Если используются аудиторские группы, состоящие из более чем одного члена, ОС СМ вместе с руководителем группы несет ответственность за определение технической компетенции, необходимой для каждой части аудита и для каждой площадки и назначение соответствующих членов команды для каждой части аудита (IAF MD 1).
4.2.2.1.2 При принятии решения о размере и составе аудиторской группы учитывается следующее:
- цели, область, критерии и продолжительность аудита;
- совокупную компетентность команды по аудиту, необходимую для достижения целей аудита;
- требования к проведению сертификации (включая все применимые законодательные, нормативные или контрактные требования);
- язык общения и культурные аспекты.
4.2.2.1.3 Руководителем группы аудиторов по сертификационному аудиту назначается аудитор, имеющий необходимый код (IAF /NACЕ) (в случае, если аудит проводится одним аудитором).
Навыки руководителя команды по аудиту и аудиторов при необходимости дополняются компетентностью и навыками технических экспертов, письменных и устных переводчиков. Письменные или устные переводчики выбираются из числа тех, кто не может по тем или иным причинам влиять на аудит.
Состав группы по аудиту утверждается руководителем ОС СМ.
4.2.2.1.4 Стажер должен участвовать в аудите под руководством и надзором назначенного аудитора и консультироваться по вопросам, связанным с аудитом, с руководителем команды по аудиту. Оценка его работы проводится назначенным аудитором, который имеет достаточную компетентность для данного вида деятельности.
Стажер несет ответственность за:
— эффективное использование времени аудита для повышения своей квалификации;
— соблюдение правил безопасности и охраны здоровья ( прохождение инструктажа) в порядке, установленном организацией;
— правила поведения при проведении аудита, установленные ОС (кодекс);
— соблюдение рабочего времени аудита и отдыха согласно плана аудита.
4.2.2.1.5 Роли и ответственности членов группы по аудиту устанавливается в Плане аудита.
Проверку пунктов (п.п 6.1, 7.1, 7.2, 8.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.5, 8.6, 8.7) O’z DSt ISO 9001 должен осуществлять компетентный аудитор с отраслевым (присвоенным) кодом IAF/NACE. Если аудитор имеет другой код компетентности проверку можно проводить с техническим экспертом с отраслевым (присвоенным) кодом IAF/NACE.
Изменения в план аудита могут вноситься по ходу аудита, чтобы обеспечить достижение целей аудита.
4.2.2.2 Наблюдатели, технические эксперты и сопровождающие
4.2.2.2.1 Наблюдатели
В целях обеспечения беспристрастности, исключения влияния на процесс или результат аудита обоснованность присутствия наблюдателей согласовываются между ОС СМ и заказчиком до начала аудита. Наблюдатель несет ответственность за сопровождение группы по аудиту и за подтверждение фактов предоставления/не предоставления свидетельств аудита.
4.2.2.2.2 Технические эксперты
Роль технических экспертов во время проведения аудита согласовывается устно с клиентом заблаговременно до проведения аудита. Технический эксперт работает вместе с аудитором и не должен исполнять функции аудитора в аудиторской группе. Технические эксперты могут давать членам аудиторской группы рекомендации по подготовке, планированию и проведению мероприятий аудита.
4.2.2.2.3 Сопровождающие лица
За каждым аудитором закрепляется сопровождающее лицо для содействия в проведении аудита. Роль сопровождающих ограничена организацией посещения производственных площадок, проведением встреч и бесед, наблюдением за соблюдением правил безопасности, разъяснений информа-
ции по аудиту, содействием в выполнении графика посещений производственных площадок в установленное время.
4.2.3 План аудита
4.2.3.1 Общие положения
План аудита составляет руководитель группы по аудиту на основе полученной от ОС СМ информации, в том числе информации о произошедших изменениях.
Обычно план составляется за 1-2 недели до начала аудита, но может быть составлен и в более короткие сроки. План аудита направляется заказчику.
4.2.3.2 Разработка плана аудита
План аудита соответствует целям и области аудита. План аудита имеет ссылки на следующее:
a) цели аудита;
b) критерии аудита;
c) область аудита, включая установление организационных и функциональных подразделений или процессов, подлежащих аудиту;
d) сроки проведения аудитов и объекты, подлежащие проверке, включая посещение временных производственных площадок и работы, проводимые без посещения объектов, если это целесообразно;
e)предполагаемые сроки и продолжительность выездных аудитов;
f) функции и обязанности членов аудиторской группы и сопровождающих лиц.
В дополнение при подготовке плана аудита для организаций с несколькими площадками ОС СМ учитывает:
- область и подобласти сертификации для каждой площадки;
- стандарт системы менеджмента для каждой площадки, если рассматриваются несколько стандартов системы менеджмента;
- процессы/мероприятия, подлежащие аудиту;
- время аудита для каждой площадки, а также
- выделенное время аудита (IAF MD 1).
Форма плана аудита предусмотрена приложением ПСК-02-F.
4.2.3.3 ОС СМ определил задачи группы по аудиту:
- проверить и верифицировать, что структура, политики, процессы, процедуры, записи и соответствующие документы клиента соответствуют стандарту на систему менеджмента;
- установить, удовлетворяют ли процессы всем требованиям в отношении к предполагаемой области сертификации;
- удостовериться, что процессы и процедуры были разработаны, внедрены и поддерживаются в рабочем состоянии с целью обеспечения доверия к системе менеджмента заказчика;
- сообщать заказчику для принятия им соответствующих мер о любых противоречиях между политикой, целями и задачами заказчика.
Задачи группы по аудиту доводятся до сведения заказчика посредством писем с запросом документации для подготовки к аудиту, плана аудита, в ходе проведения совещаний группы по аудиту.
4.2.3.4 Предоставление информации о плане аудита
При сертификационном аудите ОС СМ заблаговременно направляет заказчику план аудита, с указанием согласованных сроков проведения аудита.
При периодических и ресертификационных аудитах (повторной сертификации) с целью предупреждения приостановления действия сертификата, связанного с нарушением сроков проведения аудита, ОС СМ не позже, чем за 1 (один) месяц до планируемого срока проведения аудита направляет письмо заказчику о планируемых сроках проведения предстоящего аудита.
4.2.3.5 Предоставление информации о членах аудиторской группы
ОС СМ заранее согласовывает с заказчиком состав группы по аудиту, чтобы заказчик имел возможность опротестовать назначение любого аудитора или технического эксперта. В случае несогласия заказчика с составом группы по аудиту, ОС СМ переоформляет группу по обоснованным причинам.
4.3 Первоначальная сертификация
4.3.1 Аудит первоначальной сертификации
4.3.1.1 Общие положения
Аудит с целью сертификации основан на следующих принципах:
a) Безупречность;
b) Объективное представление;
c) Надлежащее профессиональное усердие;
d) Конфиденциальность;
e) Независимость;
f) Подход, основанный на свидетельствах;
g) Риск-ориентированный подход.
Первоначальная сертификации системы менеджмента включает два этапа: первый и второй. Для небольших компаний, действующих в секторах низко-среднего уровня риска и насчитывающих максимум 10 сотрудников, первый этап аудита СМК допускается совмещать со 2-ым этапом.
4.3.1.2 Проведение первого этапа аудита
4.3.1.2.1 Заказчик информируется обо всех работах в ходе первого этапа, целью которых является анализ всей полученной документации и информации об основной деятельности организации в привязке к соответствующим требованиям стандарта и оценка готовности ко второму этапу аудита. Заказчик информируется, что, при необходимости часть первого этапа аудита будет проводиться на территории заказчика.
4.3.1.2.2 Первый этап аудита проводится с целью:
a) анализа документации системы менеджмента заказчика, анализ документации систем менеджмента проводится в целях определения их соответствия требованиям нормативно-правовых актов и нормативных документов в области технического регулирования. Анализ документации систем менеджмента и составление отчета по его результатам проводятся в срок не более 15 дней;
b) оценки специфических условий размещения производственных площадок, а также с целью обсуждения с персоналом заказчика готовности ко второму этапу аудита;
c) анализа состояния заказчика и понимания им требований стандарта, в частности, тех, которые относятся к идентификации ключевых работ, или значимых аспектов, процессов, целей, а также к функционированию системы менеджмента;
d) сбора необходимой информации относительно области применения системы менеджмента, включая:
— местоположение (производственные площадки) заказчика,
— используемые процессы и оборудование,
— установленные уровни управления (особенно для случаев с несколькими производственными площадками),
— применяемые законодательные и нормативные требования;
e) анализа распределения ресурсов для проведения второго этапа аудита и согласования с заказчиком деталей второго этапа аудита;
f) обеспечения правильной расстановки акцентов при планировании второго этапа аудита на основе четкого понимания системы менеджмента заказчика и функционирования производственных площадок в связи со стандартом на системы менеджмента или другим нормативным документом;
g) оценки того, были ли спланированы и проведены внутренние аудиты и анализы со стороны руководства, и что уровень внедрения системы менеджмента является достаточным для признания готовности заказчика к проведению второго этапа аудита.
Итогами 1-ого этапа системы менеджмента качества (СМК) являются:
| — определить наличие основных элементов, т.е. политики, целей, организационной структуры, процедур, процессов и ресурсов СМ и приверженность руководства Организации принципам системы менеджмента; — оценить адекватность области сертификации, включая обоснованность исключений; — установить готовность СМ Организации к сертификации (в том числе проведение внутренних проверок и анализа СМК со стороны руководства). |
Для организаций, имеющих несколько производственных площадок, ОС СМ должен убедиться, что на всех площадках фактически применяется единая система менеджмента (IAF MD 1).
На первом этапе группа по аудиту должна:
- подтвердить программу аудита;
- запланировать этап 2 с учетом процессов/видов деятельности, подлежащих проверке на каждом участке; а также
- подтвердить, что аудиторская группа этапа 2 обладает необходимой компетенцией (IAF MD 1).
4.3.1.2.3 По итогам первого этапа аудита составляется отчет, содержащий:
— анализ документов системы менеджмента,
— заключение о достижении целей проверки
— уровень готовности заявителя к проверке следующего этапа,
— а также информацию, предоставленную для проверки на соответствие требованиям
соответствующих международных стандартов, регламентирующих деятельность по сертификации систем менеджмента.
Отчет оформляется в течение 15 рабочих дней и предоставляется заявителю.
В отчете может дополнительно отражаться иная информация, важная для сертификации.
Анализ документации систем менеджмента отражается в протоколе экспертизы по форме приложения ПСК-02-D.
Документированные заключения в отношении первого этапа и готовность к проведению второго этапа аудита сообщаются заказчику, включая указание на проблемные области, которые могут быть классифицированы как несоответствия в ходе второго этапа аудита.
Несоответствия, установленные в ходе аудита, оформляются по форме согласно приложения ПСК-02-G. Для устранения несоответствий устанавливается срок не более 25 рабочих дней (при выдаче акта о несоответствиях).
4.3.1.2.4 При отсутствии несоответствий или после их устранения ОС СМ по согласованию с заявителем определяется срок проведения второго этапа аудита систем менеджмента. Второй этап аудита систем менеджмента проводится в месте(ах), предназначенном(ых) для сертификации. Такие места могут включать постоянные и/или временные офисы заявителя, филиалы и виртуальные пункты назначения.
При этом 2-ой этап аудита системы менеджмента должен быть начат в течение 15 дней со дня оформления отчета по результатам 1-ого этапа аудита, либо устранения несоответствий, указанных в протоколе несоответствий.
В случае внесения серьезных изменений, способных повлиять на функционирование системы менеджмента, органу по сертификации следует рассмотреть вопрос о необходимости повторного проведения части или всех мероприятий первого этапа аудита. Заказчик должен быть проинформирован о том, что результаты, полученные в ходе первого этапа аудита, могут привести к отсрочке или отмене проведения второго этапа аудита. Аудитор, который проводил экспертизу документов, поясняет комиссии свои выводы для повышения результативности составления плана 2-ого этапа аудита аудита и/или включается в состав комиссии. Второй этап аудита не проводится, если заказчик не принял меры по устранению несоответствий, выявленных в ходе 1-ого этапа аудита. Промежуток между 1 и 2 этапами аудита не должен превышать 6 месяцев. В случае необходимости более длительного промежутка, должен быть повторен первый этап аудита.
Для небольших компаний, действующих в секторах низкого и среднего уровня риска и насчитывающих максимально 20 сотрудников, допускается совмещать 1-ый этап со 2-ым этапом одновременно при условии отсутствия проблемных областей по результатам первого этапа аудита. В этом случае проводится наиболее подробная документированная проверка, используются интервью по телефону.
Примечание 1: Допускается проведение аудита 2-ого этапа вместе с аудитом 1-ого этапа при наличии следующих условий:
— удаленное расстояние, требующее дополнительных затрат;
— предприятие небольшого размера – до 20 сотрудников;
— простые услуги или простые производственные процессы.
Допускается в этом случае планирование аудита 1-ого и 2-ого этапов интегрировать в одном плане аудита без разрыва во времени между аудитами. После аудита составляется отчет об аудите 2 ступени.
4.3.1.3 Проведение второго этапа аудита
Второй этап аудита систем менеджмента проводится в целях определения их соответствия требованиям нормативно-правовых актов и нормативных документов в области технического регулирования.
Для проведения аудита систем менеджмента ОССМ составляется план аудита по форме приложения ПСК-02-F. Планирование маршрута проверки, состава и объемов, закрепление конкретных объектов за каждым аудитором производится руководителем группы. При получении в процессе проверки дополнительной информации о системе менеджмента организации, маршрут проведения проверки может корректироваться исходя из принципа приоритетности.
Аудит проводится в следующем порядке:
— вступительное совещание;
— проверка деятельности персонала, подразделений или функционирования процессов (опрос по вопросникам, работа на месте, интервью, наблюдение за деятельностью и др.);
— промежуточные совещания (при необходимости);
— заключительное совещание;
— подготовка и представление отчета о сертификационном аудите.
Технология проведения аудита системы включает следующие операции:
— проверка наличия документов;
— проверка документов на управляемость и соответствие установленному стандарту и внутренним требованиям;
— проверка выполнения персоналом требований документов системы менеджмента;
— регистрация доказательств соответствия системы менеджмента и протоколов несоответствий.
Объектами (элементами) проверки и оценки при сертификации СМ Организации в общем случае (не ограничиваются этим) являются:
| Политика и цели в области качества Полномочия и ответственность, включая организационную структуру Процессы и их взаимодействие, в том числе и процессы аутсорсинга Корректирующие действия и управление рисками Реализация основных принципов СМК. Документированная информация Ресурсы Обмен информацией Внутренний аудит Анализ со стороны руководства |
Второй этап аудита проводится на территории заказчика и включает следующее:
a) информацию и свидетельства соответствия всем требованиям применяемого стандарта на системы менеджмента или других нормативных документов;
b) мониторинг, измерение, регистрацию и анализ функционирования по ключевым показателям целей и задач (согласующихся с ожиданиями в применяемом стандарте на системы менеджмента или другом нормативном документе);
c) оценку соответствия системы менеджмента и деятельности заказчика законодательным, нормативным и контрактным требованиям;
d) оценку управления заказчиком своими процессами;
е) проведение внутренних аудитов и анализа со стороны руководства;
f) ответственность руководства за политику организации-заказчика.
Несоответствия, установленные в ходе аудита, оформляются по форме согласно приложения ПСК-02-G.
Отчет о результатах второго этапа аудита систем менеджмента, обобщающий информацию и выводы аудита, составляется и представляется заявителю в срок не более 20 рабочих дней.
Помимо информации, требуемой стандартами на СМ и стандартами, регулирующими деятельность по сертификации систем(ов) менеджмента, в отчете отражается следующее:
- состояние выполнения требований, предусмотренных законодательством в рамках определенной(ых) системы(ов) менеджмента (в соответствующих случаях);
- заключение об эффективности внедренной системы менеджмента и соответствии требованиям нормативных документов в области технического регулирования;
В случаях выявления несоответствия систем менеджмента требованиям нормативных правовых документов и нормативных документов в области технического регулирования заявителю в течение 1 рабочего дня выдается акт о несоответствии по форме ПСК-02-G с приложением заключения и отчета о результатах аудита систем менеджмента.
В случае выявления несоответствий систем менеджмента требованиям нормативно-правовых актов и нормативных документов в области технического регулирования оформляется протокол о несоответстви по форме ПСК-02-G, который предоставляется заявителю вместе с отчетом по результатам аудита систем менеджмента. Для устранения несоответствий устанавливается срок не более 25 рабочих дней (при выдаче акта о несоответствиях).
В отчете может быть дополнительно отражена другая информация, имеющая значение для сертификации.
4.3.1.4 Заключения первоначального сертификационного аудита.
Группа по аудиту анализирует всю информацию и свидетельства аудита, полученные на первом и втором этапах аудита, чтобы на основе результатов аудита прийти к соглашению относительно заключений аудита. По результатам аудита должна быть подтверждена (или не подтверждена) область, определенная в сертификационном документе.
4.4 Проведение аудитов на места
В ОС СМ разработана процедура ПСК-03 «Порядок оценки на месте».
4.5 Решение о сертификации
4.5.1 Общие положения
4.5.1.1 ОС осуществляет анализ всех материалов аудита и проводит оценку соответствия проверенной системы менеджмента.
В общем случае решения о выдаче или отказе в выдаче сертификата, расширении или сужении области действия сертификата, приостановлении действия, прекращении действия или отмены сертификата, а также решения о ресертификации принимается руководителем ОС СМ. Если руководитель ОС СМ принимал участие в аудитах, решение принимается:
— заместителем руководителя ОС СМ,
— лицами, не участвующими в аудитах,
— или Управляющим Советом.
Лица, принимающие решение о сертификации, имеют соответствующий уровень компетентности. Результаты оценки выборочно анализируются членом Управляющего Совета, при этом он визирует решение о выдаче (не выдаче) сертификата.
По результатам проведенной сертификации ОССМ принимает решение о выдаче или об отказе в выдаче сертификата соответствия. Форма решения установлена в ПСК-02-I.
При принятии решения о выдаче сертификата соответствия сертификат соответствия выдается через информационную систему в течение 3 рабочих дней со дня принятия этого решения, регистрируется в государственном реестре и предъявляется заявителю. На основании положительного решения ОС оформляет, регистрирует в Государственном реестре НСС Уз и выдает заявителю сертификат соответствия на систему менеджмента, а также Соглашение на применение знака соответствия и проведение периодической оценки. Форма Соглашения приведена в ПСК-02-J. Номер является порядковым номером сертификата соответствия по реестру.
4.5.1.1.1 Основаниями для отказа в выдаче сертификата соответствия являются:
- неустранение несоответствий, выявленных в рамках анализа документов систем менеджмента или аудита систем менеджмента, в сроки, указанные в соответствующих отчетах;
- неуплата указанной суммы за выполненные работы по сертификации;
- несоответствие систем менеджмента иным требованиям, установленным Положением по ПКМ № 502.
Решение об отказе в выдаче сертификата соответствия принимается ОССМ в течение 1 рабочего дня и направляется сообщение в личный кабинет пользователя через информационную систему.
4.5.1.1.2 Решение о подтверждении сертификата соответствия принимается при положительных результатах периодической оценки.
4.5.1.1.3 Условия приостановления, прекращения и отмены (отзыва) сертификата соответствия изложены в ПСК-08, п. 4.5 .
4.5.1.2 Руководитель ОС СМ и его заместитель являются штатными сотрудниками. Члены Управляющего Совета и другие лица, принимающие решения, привлекаются к работе на основе юридически действительных соглашений с ОС СМ.
4.5.1.3 Требования, предъявляемые к привлекаемым к работе лицам аналогичны требованиям, предъявляемых к штатным сотрудникам.
4.5.1.4 Каждое решение о сертификации, вынесенное ОС СМ, оформляется согласно установленной форме по ПСК-02-I.
Решение ОССМ о приостановлении, прекращении или отмене действия сертификата соответствия доводится до организации не позднее 3 рабочих дней со дня принятия такого решения.
Решение Агентства по техническому регулированию о приостановлении, прекращении или отмене действия сертификата соответствия доставляется в организацию и ОССМ, выдавший сертификат соответствия, не позднее 3 рабочих дней со дня принятия решения.
Решение суда о приостановлении, прекращении или отмене действия сертификата соответствия доставляется в организацию и ОССМ, выдавший сертификат соответствия, в сроки, установленные законодательством.
В течение 3 рабочих дней со дня получения организацией решения ОССМ, Агентства по техническому регулированию или суда о прекращении действия сертификата соответствия или его отмены, сертификат соотвествия подлежит возврату в ОС СМ, выдавший сертификат соответствия в обязательном порядке.
Организация может обжаловать в суд решения ОССМ или Агентства по техническому регулированию о приостановлении, прекращении или отмене действия сертификата соответствия.
Организация не имеет права использовать и распространять обозначение, текстовую ссылку и любую информацию, указывающую на наличие сертифицированной системы менеджмента, при приостановлении, прекращении или отмене действия сертификата соответствия.
4.5.2 Действия, осуществляемые до принятия решения
Анализ, предшествующий принятию решения о выдаче или отказе в выдаче сертификата, расширении или сужении области действия сертификата, приостановлении действия, прекращении или отмене сертификата, включает подтверждение того, что:
a) информация, предоставленная аудиторской группой, в достаточной степени охватывает требования к сертификации и область сертификации;
b) органом были проанализированы, одобрены и проверены коррекции и корректирующие действия в отношении всех значительных несоответствий;
c) органом был проанализирован и одобрен план действий заказчика по коррекциям и корректирующим действиям в отношении всех других несоответствий.
4.5.3 Информация, необходимая для признания действительными результатов первоначальной сертификации
4.5.3.1 Информация, предоставляемая группой по аудиту в ОС СМ для принятия решения о сертификации, включает:
a) отчет по первому и второму этапу, записи по формам, установленным данной процедурой (заявка, программа и план аудита, протоколы о несоответствиях, протоколы совещаний);
b) комментарии по несоответствиям и, где применимо, коррекциям и корректирующим действиям, предпринимаемым заказчиком,
c) подтверждение информации, предоставленной органу по сертификации и использованной при анализе заявки;
d) подтверждение того, что цели аудита были достигнуты;
e) рекомендации относительно выдачи или отказа в выдаче сертификата со всеми условиями осуществления этого или замечаниями аудитора.
Договорную документацию, планы аудита, протоколы несоответствий по результатам аудитов, формирование дела по сертификации контролирует менеджер по качеству ОС. Не принятые документы отправляются на доработку исполнителям в соответствии с процедурой ПСК 09.
Выполнение заявителем корректирующих действий по результатам зарегистрированных протоколов несоответствий контролирует аудитор, который оформил протокол несоответствия или, при необходимости, руководитель ОС.
Окончательный контроль результатов сертификации, а также проект решения, осуществляет руководитель ОС по сформированному делу по сертификации и заполненному бланку сертификата соответствия, представляемых менеджером по качеству ОС. Этот контроль предусматривает проверку готовых документов и окончательную оценку соответствия представленного на сертификацию объекта.
4.5.3.2 Если заявитель не смог выполнить коррекции и корректирующие действия в отношении какого-либо значительного несоответствия в течение установленных 25 дней, и сделал запрос на его продление до 6 месяцев со дня проведения второго этапа аудита, ОС СМ имеет право повторно провести второй этап аудита перед тем, как принимать решение о выдаче сертификата.
4.5.3.3 Процедура по передаче сертификации проводится согласно IAF МD 2 и согласно ПСК-10.
4.5.4 Информация, необходимая для признания действительными результатов ресертификации
ОС СМ принимает решение о возобновлении действия сертификата на основе результатов ресертификационного аудита, а также анализа функционирования системы за период действия сертификата и жалоб, полученных от пользователей результатов сертификации. Решение о ресертификации (повторной сертификации) принимается на основании информации, установленной в п. 4.5.3 настоящего порядка, применительно к результатам ресертификационного аудита.
4.6 Подтверждение сертификации
Процедура проведения периодической оценки , специальных аудитов и порядок приостановления, прекращения, отмены действия сертификата или сокращение области сертификации описаны в ПСК-08.
4.7 Апелляции
В случае несогласия с результатом сертификации заявитель вправе обратиться в Апелляционный совет Агентства по техническому регулированию либо непосредственно в суд. Рассмотрение апелляции осуществляется в течение 2 недель. Решение Апелляционного совета Агентства может быть обжаловано в суде в порядке, установленном законодательством.
Порядок рассмотрения апелляций в ОС СМ установлен в ПСК-07.
4.8 Жалобы Жалобы рассматриваются согласно ПСК-07.
4.9. Записи о заказчиках
4.9.1 ОС СМ ведет записи об аудитах и других работах по всем заказчикам, включая все организации, подавшие заявки, прошедшие аудит, сертифицированные, а также организации, действие сертификатов которых было приостановлено или отменено.
4.9.2 Записи о сертифицированных заказчиках включают в себя следующее:
a) заявки и отчеты о первоначальной сертификации, периодической оценке и ресертификационном аудитах;
b) договор о проведении сертификации;
c) обоснование методологии, используемой для выборочного исследования;
d) обоснование трудоемкости аудита;
e) проверку коррекций и корректирующих действий;
f) записи о жалобах и апелляциях, а также обо всех последующих коррекциях или корректирующих действиях;
g) протоколы и решения комитетов, если это применимо;
h) документацию по принятию решений о сертификации;
i) сертификат соответствия, содержащий область сертификации. Сертификат соответствия должен содержать имя и адрес всех площадок организации, к которой он относится. В области применения или ссылках указывается, что сертификация выполнялась на площадках в списке. Однако, если деятельность площадки включает только подобласть области сертификации организации, сертификат должен включать подобласть площадки. Временные площадки идентифицируются в сертификате. В случае распространения действия сертификата на одну площадку, указывается, что сертифицирована СМ всей организации, что площадка охвачена сертификацией, что имеется прослеживаемость (одинаковый код) и запись о том, что «действительность этого сертификата зависит от действительности основного сертификата». Сертификат соответствия имеет силу, если площадка выполняет условия для поддержания сертификации (IAF MD 1).
j) соответствующие записи, необходимые для обеспечения доверия к сертификации, такие как свидетельства компетентности аудиторов и технических экспертов;
k) программы аудита.
При положительных результатах контроля руководитель ОС подписывает сертификат соответствия. Регистрация сертификатов соответствия и передача их заявителю осуществляется только после положительных результатов всех видов контроля и подписания руководителем ОС.Сертификат соответствия системы менеджмента выдается по форме, установленной Агентством по техническому регулированию. Сертификат соответствия действителен в течение 3 лет с момента регистрации в Государственном реестре.
Сертификат соответствия действителен в течение 3 лет с момента регистрации в Государственном реестре.
4.9.3 ОССМ ведет учет регистрационных данных о проведенных сертификациях СМ, их статусе (расширение, сокращение, подтверждение, приостановление, прекращение и отмена области сертификации) и обеспечивает актуальность указанной информации. ОС СМ обеспечивает защиту и сохранность записей о заказчиках, гарантируя при этом соблюдение конфиденциальности информации. Транспортировка, пересылка или передача записей осуществляются способом, обеспечивающим сохранение их конфиденциальности.
4.9.4 В ОС СМ разработана процедура по обращению с документированной информацией ПСК-01.
ПСК 02-А
(информативная)
| Руководителю органа по сертификации систем менеджмента | ||||||||
| ЗАЯВКА на сертификацию системы менеджмента (на расширение области сертификации системы менеджмента) | ||||||||
| Прошу провести сертификацию системы менеджмента __________________________________ | ||||||||
| (наименование заявленной области системы менеджмента с указанием месторасположения организационной структуры) | ||||||||
| на соответствие требованиям, установленным в: __________________________________________ | ||||||||
| (нормативно-правовые акты и нормативные документы в области технического регулирования) Сведения о юридическом лице, претендующем на сертификацию систем менеджмента | ||||||||
| полное наименование: | ||||||||
| сокращенное наименование: | ||||||||
| наименование вышестоящей организации, в том числе в состав которой входит юридическое лицо: | ||||||||
| почтовый адрес: | ||||||||
| телефон: | ||||||||
| адрес электронной почты: | ||||||||
| ИНН: | ||||||||
| ОКЭД: | ||||||||
| банковские реквизиты | наименование банка: | |||||||
| банковский счет: | ||||||||
| МФО обслуживающего банка: | ||||||||
| общая численность штатных единиц: | ||||||||
| в том числе | управленческий персонал: | |||||||
| обслуживающий персонал: | ||||||||
| технический персонал: | ||||||||
| Ф.И.О., должность, контактные данные лица, ответственного за систему менеджмента: | ||||||||
| Общие сведения о системе менеджмента | ||||||||
| дата разработки и внедрения системы менеджмента: | ||||||||
| продукция или услуги, на которые распространяется система менеджмента: | ||||||||
| наименование нормативных документов в области технического регулирования касательно выпускаемой продукции или оказываемых услуг: | ||||||||
| данные о ранее проведенной сертификации системы менеджмента | наименование органа по сертификации систем менеджмента: | |||||||
| наименование нормативно-правовых актов и нормативных документов в области технического регулирования, на основании которых проведена сертификация системы менеджмента: | ||||||||
| номер бланка и регистрационный номер сертификата соответствия: | ||||||||
| дата выдачи сертификата соответствия: | ||||||||
| срок действия сертификата соответствия: | ||||||||
| Заявитель | _____________ (подпись) | ____________________ (Ф.И.О.) | _____________ (дата) | |||||
ПСК-02-В
ПРОГРАММА АУДИТА системы менеджмента
Область применения:
1 Сертификационный аудит (1 этап и 2 этап)
Цель аудита:
Обоснование применения выборки с организации с многочисленными площадками (расчет выборки)
2. Аудит по периодической оценке
Цель аудита:
3. Аудит повторной сертификации
Цель аудита повторной сертификации:
Расчет времени аудита:
| Вид аудита/ расчет времени аудита | Время согласно ПСК-05 (IAF MD 5) и время оценки на месте (аудито/дни) | Факторы, снижающие время аудита и процент снижения | Общий процент сокращения времени аудита | Установленное время и время оценки на месте (аудито/дни) |
| Начальный аудит | ||||
| Аудит по периодической оценке | ||||
| Аудит ресертификации |
4. Проверка выполнения требований стандарта (пример):
| №№ п.п. | Пункты требований O’z DSt ISO 9001:2015 (объекты проверки) | Сертификационный аудит | 1-й инспекционный контроль | 2-й инспекционный контроль | Ре-сертифика-ционный аудит | |||||||||
| O | X | CН/Н | O | X | CН/Н | O | X | CН/Н | O | X | CН/Н | |||
| 4 | Контекст организации | |||||||||||||
| 4.1 | Понимание организации и ее среды | O | O | O | O | |||||||||
| 4.2 | Понимание потребностей и ожиданий работников и других заинтересованных сторон | O | O | O | O | |||||||||
| 4.3 | Установление области применения | O | O | O | O | |||||||||
| 4.4 | Система менеджмента и ее процессы | O | O | O | O | |||||||||
| 5 | ||||||||||||||
| 5.1 | Лидерство и приверженность (обязательства) | O | O | O | O | |||||||||
| 5.2 | Политика | O | O | O | O | |||||||||
| 5.3 | Функции, ответственность и полномочия, организационные роли | O | O | O | O | |||||||||
| 6 | Планирование | |||||||||||||
| 6.1 | Действия в отношении (по работе) рисков и возможностей | O | O | O | O | |||||||||
| 6.2 | Цели и планирование их достижений | O | O | O | O | |||||||||
| 6.3 | Планирование изменений | O | O | O | O | |||||||||
| 7 | Средства обеспечения | |||||||||||||
| 7.1 | Ресурсы | |||||||||||||
| 7.1.1 | Общие положения | O | — | O | O | |||||||||
| 7.1.2 | Человеческие ресурсы | O | — | O | O | |||||||||
| 7.1.3 | Инфраструктура | O | — | O | O | |||||||||
| 7.1.4 | Среда для функционирования процессов | O | — | O | О | |||||||||
| 7.1.5 | Ресурсы для мониторинга и измерения | O | O | — | O | |||||||||
| 7.2 | Компетентность | O | O | — | O | |||||||||
| 7.3 | Осведомленность | O | O | — | O | |||||||||
| 7.4 | Информирование (внутреннее и внешнее) | O | O | — | O | |||||||||
| 7.5 | Документированная информация | O | O | O | O | |||||||||
| 8 | Деятельность на стадиях жизненного цикла продукции и услуг | |||||||||||||
| 8.1 | Оперативное планирование и управление | O | O | — | ||||||||||
| 8.2 | Требования к продукции и услугам | O | — | O | ||||||||||
| 8.3 | Проектирование и разработка продукции и услуг | О | — | О | О | |||||||||
| 8.4 | Управление внешне поставляемыми процессами, продукцией и услугами | O | — | O | O | |||||||||
| 8.5 | Производство продукции и предоставления услуг (смена 1) | O | O | O | O | |||||||||
| 8.6 | Выпуск продукции и услуг | O | O | O | O | |||||||||
| 8.7 | Управление несоответствующими выходами | O | O | O | O | |||||||||
| 9 | Оценка результатов деятельности | |||||||||||||
| 9.1 | Мониторинг, измерение, анализ и оценка (включая метрологическое обеспечение) | O | O | O | O | |||||||||
| 9.2 | Внутренние аудиты | O | O | O | O | |||||||||
| 9.3 | Анализ со стороны руководства | O | O | O | O | |||||||||
| 10 | Улучшение | |||||||||||||
| 10.1 | Общие положения | O | O | O | O | |||||||||
| 10.2 | Несоответствия и корректирующие действия | O | O | O | O | |||||||||
| 10.3 | Постоянное улучшение | O | O | O | O | |||||||||
| 11 | Дополнительные вопросы, которые могут рассматриваться при разработке или пересмотре программы аудита, а также при определении области аудиторской проверки и при разработке плана аудита: | O | O | O | ||||||||||
| — жалобы в отношении заказчика, полученные органом по сертификации; | O | O | O | |||||||||||
| — изменения в сертификационных требованиях; | O | O | O | |||||||||||
| — изменения в законодательных требованиях; | O | O | O | |||||||||||
| — изменения в аккредитационных требованиях; | O | O | O | |||||||||||
| — данные о деятельности организации (например, уровень дефектности, данные об основных производственных показателях); | O | O | O | |||||||||||
| — опасения заинтересованных сторон | O | O | O | Х | ||||||||||
Обозначения:
О — подлежит проверке ; Х — проверено; Прочерк — не проверяется на данном аудите;НП — неприменимые требования стандарта;
СН – существенное несоответствие; Н- несущественное несоответствие;
Требования, маркированные желтым цветом, должен проверять аудитор с отраслевым кодом компетентности IAF/NACE.
5. Конфиденциальность информации.
6.Официальным языком аудита является
7. На вводное (предварительное совещание) приглашаются
8. Объекты проверки
9. Действия при выявлении несоответствий в
10. Заключительное совещание
11. Отчет по аудиту направляется:
Согласовано:
| Представитель руководства | Руководитель ОС СМ |
Дата
ПСК-02-С
| Руководителю организации |
РЕШЕНИЕ
о результатах рассмотрения заявки на сертификацию системы
_________________________________________________________________________
(наименование системы)
_________________________________________________________________________
(наименование организации (заявителя)
Орган по сертификации систем менеджмента___________________________________________
(наименование органа по сертификации)
рассмотрел заявку и представленные документы _____________________________________
(наименование организации заявителя)
на сертификацию системы менеджмента на соответствие требованиям стандарта _O’z DSt ISO 9001:2015
(обозначение стандарта)
и принял решение ________________________________________________________________
(принять заявку на сертификацию или отказать в принятии заявки)
Основание для отказа в принятии заявки ______________________________________________
Приложения:
Руководитель органа по сертификации
систем менеджмента _____________ _________________
(подпись) Ф.И.О.
ПСК-02-D
| УТВЕРЖДАЮ Руководитель ОС _____________ Ф.И.О. “___”____________20___ г. |
ПРОТОКОЛ
экспертизы документов системы менеджмента
______________________________________________________________
(Наименование организации)
на соответствие стандарту _______________________________________
1 Проверены следующие документы:
2 Данные о соответствии документов:
3 Ниже приведены замечания по документам (заполняется при наличии замечаний)
| № п.п. | Обозначение и пункты нормативного документа СМ | Формулировка несоответствия | Ссылка на пункт стандарта или требование | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
4 Заключение
Имеются существенные замечания (пункты: )
Документы готовы для сертификационного аудита
Сертификацию можно начинать до исправления несоответствий
Сертификацию следует отложить до исправления несоответствий
Аудитор органа по
сертификации Ф.И.О.
ПСК-02-E
Наименование ОС СМ
ОТЧЕТ
о проведении 1 этапа сертификационного аудита
(Наименование и адрес организации)
1 Работа по подготовке и проведению предварительного аудита системы менеджмента выполнялась
2 Состав комиссии:
Контактные данные ответственного лица:
3. Результаты 1-ого этапа аудита:
| Наименование работ | Результат | Метод получения информации, записи |
| а) аудиторская проверка документации системы менеджмента клиента | ||
| b) оценка размещения клиента и особых условий предприятия, и проведение обсуждений с персоналом клиента для определения готовности ко второму этапу аудита | ||
| c) анализ статуса клиента и понимание требований стандарта, в частности, относительно идентификации основной деятельности или важных аспектов, процессов, целей и действия системы менеджмента | ||
| d) сбор необходимой информации, касающейся области системы менеджмента, процессов и месторасположения(ий) клиента и связанных с ним правовых и регулятивных аспектов и соответствие (например, качество, окружающая среда, правовые аспекты работы клиента, связанные с ними риски и т.д.); | ||
| e) анализ распределения ресурсов для второго этапа и согласование с клиентом деталей второго этапа аудита | ||
| f) сосредоточение на планировании второго этапа аудита посредством достижения понимания системы менеджмента клиента и действий на месте в контексте возможных важных аспектов | ||
| g) оценка, в случае планирования и осуществления внутренних аудитов и анализа менеджмента, и что уровень реализации системы менеджмента подтверждает, что клиент готов ко второму этапу аудита. |
4 Заключение
5 Комментарии представителя организации: _______________-_______________________
Отчет получил:
| Представитель руководства организации | Аудитор | ||
ПСК-02-F
ПЛАН
сертификационного /периодической оценки / ресертификационного аудита, аудита с целью расширения области сертификации
___________________________________________________________________________
(Наименование организации)
1. Дата проведения аудита — с _______ по __________ 20___ г.
Основание: (Заявка № _________ / Сертификат № ________/ , Договор № __________)
2. Состав комиссии:
Главный аудитор Ф.И.О.
Аудиторы Ф.И.О.
Технический эксперты (При необходимости) Ф.И.О.
Сопровождающие (при необходимости) Ф.И.О.
3. Цель проведения аудита:
a) установление соответствия системы менеджмента заказчика или отдельных ее частей критериям аудита, подтверждение соответствия и результативности системы менеджмента качества
b) оценивание способности системы менеджмента обеспечивать выполнение организацией заказчика применяемых законодательных, нормативных и контрактных требований.
c) оценивание результативности системы менеджмента для обеспечения постоянного достижения поставленных целей организацией заказчика;
d) в случае необходимости определение областей для возможного улучшения системы менеджмента;
и т.д.…
4 Объекты проверки ____________________________________________________________
5 На вводное совещание приглашаются представитель руководства и руководители процессов. Вводное совещание проводится для информирования и уточнения объема и плана аудита. Необходимо определить сопровождающих для каждого аудитора и выделить помещение для работы комиссии.
Заключительное совещание проводится с целью информирования о результатах аудита и обсуждения порядка последующего взаимодействия организации и органа по сертификации.
6 План проверки подразделений
| Время | Подразделение организации | Процессы / разделы стандарта | Аудиторы |
| 1-ый день аудита, дата | |||
| 13.00-14.00 | Перерыв | ||
| … | 2-ой день аудита, дата | ||
| “СОГЛАСОВАНО” Представитель руководства ______________ «_____»________20____ г. | Аудитор «_____»________20____ г. |
ПСК-02-G
Форма протокола о несоответствии
| Протокол о несоответствии № _____ | |
| Орган по сертификации Рег. № | |
| Организация | |
| Подразделение | |
| Процедура/процесс | Пункт стандарта |
| Аудитор | Проверяемый |
| Существенное | Несущественное |
| Заключение аудитора: Подпись Дата | |
| Причина несоответствия: Подпись Дата | |
| Корректирующие действия: Подпись Планируемая дата выполнения | |
| Проверка выполнения коррекций и корректирующих действий будет проведена: — путем предоставления для проверки документации — путем проведения дополнительного аудита — в ходе очередного наблюдательного аудита — в ходе 2-ого этапа аудита Подпись Дата | |
ПСК-02-H
Наименование ОС СМ ( регистрационный номер)
ОТЧЕТ
о сертификационном / периодической оценке / ресертификационном аудите/аудите с целью расширения области сертификации системы менеджмента
(отчет по 2-ому этапу аудита)
__________________________________
(Наименование организации)
1 Работа по подготовке и проведению (тип аудита: первоначальный, периодическая оценка или ресертификационный или специальный, является ли аудит комбинированным, совместным или комплексным, если это применимо) аудита системы менеджмента выполнялись по (Соглашению…,договору № ________ от «___ » __________» 20__ г. , на основании заявки № ______)
2. Дата проведения аудита (сроки и места проведения аудиторской деятельности (на месте или за пределами объектов, на постоянных или временных производственных площадках) с «___ » ____» 20__ г. по «___ » _____» 20__ г.
3. Состав комиссии (идентификация руководителя группы по аудиту, членов аудиторской группы и любых сопровождающих лиц):
4. Цель проведения аудита
5. Критерии аудита, перечень нормативно-правовых актов и нормативных документов в области технического регулирования, на основании которых проводится сертификация
6. Результаты аудита:
— наименование заявленной области сертификации (идентификация видов деятельности, процессов и организационных структур с указанием месторасположения) и сроки аудита;
— идентификация изменений в случае значительных изменений, влияющих на систему менеджмента заказчика со времени проведения последнего аудита;
— ссылки на свидетельства и заключения аудита в соответствии с требованиями к данному типу аудита, наблюдения, записи и свидетельства по проведенному аудиту систем менеджмента, способствующие принятию обоснованного решения по сертификации.
7. Любые отклонения от плана аудита и их причины (при наличии).
8. Любые существенные аспекты, влияющие на программу аудита (при наличии).
9. Любые неразрешенные вопросы, если таковые имеются (при наличии).
10. Сообщение о том, что аудит проводился на основе выборочного контроля имеющейся в распоряжении информации.
11. Подтверждение того, что заказчиком эффективным образом контролируется использование сертификационных документов и знаков, где это применимо.
12. Выводы аудита:
Всего протоколов несоответствий _______________________ Из них закрыто в процессе аудита _______________________Осталось не закрытыми __________________________ протоколов несоответствий
13. Срок для устранения несоответствий, не превышающий 60 дней (при оформлении протокола несоответствий); верификацию результативности предпринятых коррекций и корректирующих действий в отношении ранее выявленных несоответствий, если это применимо.
14. Рекомендации по улучшению от аудиторской группы, положительные аспекты
области, по которым рекомендуется принять меры по улучшению
15. Заключение по аудиту систем менеджмента
:
Варианты (рекомендуемые):
- Система менеджмента ______________в целом является результативной.
В организации созданы условия для поддержания системы менеджмента ________ в рабочем
состоянии и ее дальнейшего развития.
Система менеджмента______ способна выполнить действующие требования и обеспечить ожидаемые результаты.
Заявленная область сертификации «__________» подтверждена.
Цели аудита достигнуты/не достигнуты
Система менеджмента ______________в целом(частично) соответствует/не соответствует требованиям O’z DSt ISO____.
Адреса рассылки:
| С отчетом ознакомлен: | Председатель комиссии, |
| Представитель руководства _______________ _________________ Ф.И.О. “______”____________20___ г. | Главный аудитор _____________ _______________ Ф.И.О. «___ » __________» 20___ г. |
ПСК-02-I
РЕШЕНИЕ
по результатам проведения сертификационного / периодической оценке / ресертификационного аудита, аудита с целью расширения или сокращения области сертификации
Орган по сертификации _______________________________________________________
(наименование ОС)
рассмотрел результаты аудита с целью _________________________________________
____________________________________________________________________________
(указать вид аудита и обозначение НД, на соответствие которому он проводился)
и принял решение:
1. ___________________________________________________________
(выдать сертификата соответствия № UZ.SMT…, подтвердить, приостановить, прекратить, отменить (отозвать) действие сертификата соответствия, сократить/расширить область сертификации)
2. Установить область распространения системы менеджмента
___________________________________________________________________________
3. Периодичность и условия проведения периодической оценки _________________
____________________________________________________________________________
*** Пункты с 1 по 3 заполняются при аудите с целью сертификации, при проведении других аудитов из указанных выше, заполняется пункт 1.
| С решением ознакомлен: | Руководитель органа по сертификации (зам.руководителя ОС, представитель Управляющего Совета) ________________ __________________ Ф.И.О. “______”____________20__ г. |
| Представитель руководства ________________ __________________ Ф.И.О. “______”____________20__ г. |
ПСК-02-J
Соглашение № ______
на применение знака соответствия и проведение периодической оценки
“____”____________ 202 г
Орган по сертификацииЧП «TOTAL QUALITY SERVICE», свидетельство об аккредитации
№ O’ZAK.MT.0011 от 11.05.2021 г. , именуемый в дальнейшем Орган по сертификации, в лице руководителя _____________, с одной стороны и _____________________, именуемый в дальнейшем Заявитель, в лице ________________________, действующий на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:
1 Обязательства органа по сертификации
1.1 Настоящим договором орган по сертификации предоставляет Заявителю право применения национального знака соответствия № UZ.SMT.04.0011. ________ от __________ 202 г.
При наличии нескольких производственных площадок Заявителя, расположенных в разных местах, но с одной системой менеджмента, действие данного договора распространяется на все производственные площадки, указанные в сертификате соответствия и в п.1.1.
1.2. Орган по сертификации должен осуществлять периодическую оценку системы менеджмента Заявителя с периодичностью ______ раз (а) в год.
Не позднее, чем за пятнадцать дней до очередного инспекционного контроля , орган по сертификации направляет Заявителю план инспекционного контроля для согласования и протокол соглашения о договорной цене на услуги по проведению инспекционного контроля, а в течение десяти дней после окончания инспекционного контроля представляет отчет об аудите и решение.
1.3 Орган по сертификации должен уведомлять Заявителя о любых изменениях в своих требованиях по сертификации. Орган по сертификации должен подтверждать, что заявитель отвечает новым требованиям.
2. Обязательства Заявителя
2.1. Заявитель должен поддерживать условия постоянного функционирования и улучшения системы менеджмента как средства обеспечения стабильного качества производства ________________________________________________ в соответствии с требованиями нормативных документов.
2.2. Оплачивать органу по сертификации за фактическое выполнение работ в соответствии с протоколом соглашения о договорной цене по каждой периодической оценке.
2.3. Сопровождать знаком соответствия системы менеджмента только ту продукцию, которая обозначена сертификатом соответствия на систему менеджмента и настоящим договором. Непосредственно на продукцию или ее упаковку знак на систему менеджмента проставлять не допускается. Не допускается использовать знаки соответствия в отчетах о лабораторных испытаниях, протоколах калибровки или периодических оценок или в своих сертификатах.
Знак ставится на сопроводительную документацию, рекламные материалы таким образом, что не должен подразумевать, что продукт, процесс или услуга таким образом сертифицированы. Ссылка на сертификацию должна включать сертифицированного заказчика, тип системы менеджмента и наименование (указание) ОС СМ, выдавшего сертификат.
2.4 Заявитель также обязан:
- соответствовать требованиям органа по сертификации, когда ссылается на статус своей сертификации в средствах связи (при передаче информации), например, в Интернете, брошюрах или рекламе или в других документах;
- не делать или не разрешать делать двусмысленного заявления относительно своей сертификации;
c) не использовать или не разрешать использовать сертификат соответствия или какую-либо его часть вводящим в заблуждение образом;
d) при приостановлении или отмене сертификата соответствия прекращать использование рекламного материала, содержащего ссылку на сертификацию,
e) вносить изменения во все рекламные материалы, когда сокращается область применения сертификации;
f) не должен разрешать ссылаться на сертификацию системы менеджмента, используемую таким образом, при котором подразумевается, что орган по сертификации сертифицирует продукт (включая услугу) или процесс;
g) не подразумевать, что сертификация применяется к деятельности, на которую сертификация не распространяется, и
h) не использовать свою сертификацию таким образом, который может привести орган по сертификации и/или систему сертификации к сомнительной репутации и потере общественного доверия.
i)принимать все необходимые меры для проведения аудита и обеспечить доступ ко всем процессам и участкам, записям и персоналу для проведения первоначальной сертификации, надзорного аудита, ресертификации и анализа жалоб;
j) обеспечивать при необходимости присутствие наблюдателей (например, аудиторов по аккредитации или аудиторов-стажеров).
2.5 Заявитель обязан информировать орган по сертификации о любых предполагаемых изменениях:
a) правового, коммерческого, организационного статуса или права собственности;
b) организации и менеджмента (например, административно-управленческого персонала, персонала, принимающего решения или технического персонала);
c) контактного адреса и сайтов;
d) в области сертификации;
e) в системе менеджмента и процессах.
В десятидневный срок Заявитель обязан оповещать орган по сертификации обо всех существенных изменениях, которые могут привести к несоответствиям системы менеджмента и снижению качества производимой продукции.
3. Общие условия
3.1. Все разногласия, возникающие в связи с настоящим договором, решаются с помощью процедур, установленных для рассмотрения апелляций.
3.2. Настоящий договор вступает в силу с момента подписания и действует до окончания срока действия сертификата соответствия.
4. Другие условия
Количество дней работы аудитора при периодической оценке устанавливается с учетом установленных правил сертификации органа по сертификации. Базовая сумма договора может быть изменена в связи с официальной индексацией минимального уровня заработной платы и пенсий.
Базовая сумма договора может быть изменена в связи с официальной индексацией минимального уровня заработной платы и пенсий.
Настоящий договор составлен в двух экземплярах, один из которых находится в органе по сертификации, а другой в __________________________________Оба экземпляра подписаны представителями обеих сторон.
5. Юридические адреса сторон
| Орган по сертификации | Заявитель |
| Директор ЧП «TOTAL QUALITY SERVICE» _________________ «____» _______________202 г. | Руководитель Организации Заявителя ___________________ Ф.И.О. «____» ______________202 г. |
Лист регистрации изменений
| Номер | листа | (стран.) | |||||
| Номер изменения | Измененного | Замененного | Нового | Аннулированного | Номер документа | Дата внесения изменения | Дата введения изменения |